東華校〔2010〕1號
第一條 為進一步加強學校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案服務學校和社會發展的作用👩🚀，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法🚿👮、《高等學校檔案管理辦法》、《上海市檔案條例》等規定💁♀️，結合學校實際，製訂本辦法😟👰🏽。
第二條 本辦法所稱學校檔案🫁，是指學校從事教學、科研、管理和其他活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字⚂👨🏻💻、圖表、聲像🧛🏻♀️、實物等不同形式🤹🏽♂️、載體的歷史記錄🥯👩🦯。
第三條 檔案工作是學校一項重要的基礎性工作，檔案工作水平是衡量學校教育質量和管理水平的重要標誌之一。學校檔案工作實行“三納入”💂🏼♂️、“四同步”🏞：納入學校整體發展規劃和工作計劃，納入學校管理製度，納入各部門及有關人員的工作職責與考核範圍🍏；在布置👎🏿🧎🏻、檢查、總結👨🌾、驗收各項工作的同時，布置🤙🏿、檢查、總結、驗收檔案工作🚴🏿，確保檔案工作與其他各項工作同步發展💆🏽♀️🦓。
第四條 檔案是學校的寶貴資源。學校檔案歸國家所有，必須由檔案部門實行集中統一管理👰🏻♂️，以確保檔案完整、準確🪻、系統和安全，維護國家秘密和學校知識產權👩⚕️，便於開發利用。
第二章 機構與人員
第五條 學校檔案工作由校長領導🧝🏼♀️，由一名副校長分管檔案工作，同時接受國家教育部👱🏿、國家檔案局、上海市教育委員會和上海市檔案局的領導、指導👩🏻🦼➡️🧏♂️、監督與檢查🧙🏻♀️。
第六條 學校設立以分管檔案工作的副校長為主任、有關職能部門主要負責人為委員的檔案工作委員會，委員會秘書長由檔案館館長兼任。委員會的主要職責是：
㈠ 貫徹執行國家關於檔案工作的法律法規，審定學校檔案工作規劃、規章製度；
㈡ 將檔案工作納入學校整體發展規劃🐵，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
㈢ 協調各部門處理落實好檔案工作“三納入”👨🏽🍼、“四同步”；
㈣ 建立健全與辦學規模相適應的學校檔案機構🖐🏻，落實檔案工作發展所需的人員編製、檔案庫房👩🦳、設備及經費等🦩；
㈤ 負責對各單位檔案工作進行監督、檢查和考核；
㈥ 研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
第七條 學校設立檔案館🦸🏼♀️，為正處級建製🧑🏻🎤。檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，也是檔案工作委員會的工作機構。其主要職責是🤵🏽♀️：
㈠ 貫徹執行國家關於檔案工作的法律法規⚧，擬訂學校檔案工作規劃、規章製度🙇♀️，負責貫徹落實，並對全校檔案工作予以監督◻️、指導和檢查；
㈡ 負責接收（征集）、整理、鑒定🎛📠、統計、保管、開放和利用全校的各類檔案及有關資料👩❤️👨；
㈢ 組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
㈣ 編製檢索工具🛹，編研檔案史料，開發檔案信息資源🩸，開展校史黨史研究，發揮檔案館作為檔案文獻信息中心和文化宣傳教育基地的作用🪆；
㈤ 建立健全學校檔案工作網絡🧑🏻🎓，組織落實好對兼職檔案員工作的檢查和指導，開展學校檔案工作人員的業務培訓，開展檔案工作檢查、評比、總結、表彰活動🕑；
㈥ 開展有關的學術研究交流和檔案法製宣傳教育活動🫏。
第八條 各部門負責人分管檔案工作，並配備相應的兼職檔案工作人員😥。兼職檔案員應保持相對穩定。
各部門負責人應對本部門的兼職檔案員工作進行檢查、考核↩️，並確保其從事檔案工作的必要時間以及相應的辦公裝備🥕。兼職檔案員要嚴格按照學校有關歸檔要求，做好本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作💁🏼📦。
有特殊保管要求且具有一定獨立性的檔案，可按照有關規定設立檔案分室單獨管理。
第九條 檔案館根據工作需要設立有關業務室。檔案館設館長一名⏸🌀，副館長一名，各個室設主任一名🛶。檔案館館長兼任校黨史校史辦公室主任。館長、副館長應由熱愛檔案事業，具有組織管理能力和開拓創新精神🏊🏿♂️，年富力強🧘🏽，身體健康，具有高級專業技術職務的人員擔任😅。
第十條 檔案館設專職檔案工作人員並列入學校事業編製⟹。學校根據檔案數量、工作任務確定檔案館的編製人數，確保檔案工作正常運轉🧕🏿。
第十一條 檔案工作人員應當遵紀守法🔂，愛崗敬業，忠於職守🧔🏿，具備檔案業務知識👨🎤、相應的科學文化知識以及現代化管理技能😺。除獲得檔案專業學士以上學位者外🏝，其他專職檔案工作人員應分批參加並通過上海市檔案局組織的崗位培訓。
第十二條 檔案館專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任製或者職員職級製⛰，享受學校專業技術和管理人員同等待遇👳🏻。室主任待遇參照學校同等專業技術職務人員或科級人員。
第十三條 對因入庫調檔、復印等而經常接觸有毒有害物質的檔案工作人員，學校給予發放相應的保健費。
第三章 歸檔與接收
第十四條 學校各部門在教學、科研🤷🏼♀️🤷🏻、管理和其他活動中或個人在職務活動中所形成的各種載體形式的文件材料，均應按規定及時歸檔，不得拖延歸檔或據為己有。個人在非職務活動中形成的重要文件材料，檔案館可進行征集🪻、代管等。
第十五條 學校實行檔案材料形成部門、課題組立卷製度。
各部門負責人應組織🔯、督促本部門的教學🤵🏿♀️、科研和管理等人員按照歸檔要求，做好平時預立卷和歸檔工作👊🏼。人員調離時🙍🏿，應督促其將應歸檔的文件材料移交歸檔🎢。立卷人應按照文件材料的自然形成規律📊，進行系統整理編目，經本部門分管檔案工作負責人檢查和檔案館驗收合格後移交歸檔⚗️。
第十六條 學校重大基建工程、科研成果和設備采購等項目驗收、鑒定前，必須由檔案館對項目檔案材料進行驗收，未經檔案驗收或驗收不合格的💚，原則上不得安排工程竣工🥏、課題結題驗收、鑒定和報（評）獎工作。
第十七條 具有重大影響的會議或活動中所形成的文件材料，由組織承辦者所在學院或部門負責及時歸檔。
與外單位協作開展的項目或活動中所形成的文件材料🧚，檔案館應當保存一整套檔案。本校為主的，應保存正本。
第十八條 歸檔文件材料包括紙質、電子👨🏿🏭、照(膠)片🏊🏽、錄像(音)帶🔻、實物等各種載體形式🫑🦵🏼。與紙質文件材料對應的電子文件材料必須一並歸檔。
第十九條 文件材料的歸檔範圍包括黨群、行政、教學、科研📫、儀器設備👨🦯➡️、基本建設、出版、產品、外事、財會、聲像、實物等類別，具體按《恒行3平台文件材料歸檔範圍與保管期限表》執行🤹🏿♀️。各門類檔案的具體歸檔要求按學校有關專門規定執行↘️。電子文件的歸檔要求參照《恒行3平台辦公自動化系統公文歸檔與管理暫行辦法》執行。
第二十條 歸檔文件材料原則上是原件，並應質地優良🙋🏿，書繪工整，聲像清晰，簽名印章完備🙇🏿，符合有關規範和標準😟。
第二十一條 歸檔時間和手續🦞：
㈠ 學校各類檔案中能按自然年度歸檔的文件材料👂🏻，由各部門在次年六月底前歸檔；
㈡ 教學類和能按教學年度歸檔的文件材料在當年年底前歸檔,其他各類材料在完成一個培養周期（即一屆學生從入學到畢業），學生畢業之日起三個月內歸檔🕵🏿；
㈢ 科研項目歸檔材料在項目完成通過鑒定、結題驗收後兩個月內歸檔🏛，基本建設項目歸檔材料在項目竣工驗收後三個月內歸檔；
㈣ 儀器設備隨機文件材料在設備開箱驗收時同步歸檔；
㈤ 重大會議、活動文件材料在會議🐕🧪、活動結束後兩個月內歸檔。
㈥ 歸檔時交接雙方必須履行手續✔️，填寫移交清冊，雙方簽字各留一份備查。
第四章 檔案管理
第二十二條 檔案館對進館檔案及時整理、分類、鑒定🙇🏻、編號和上架♗。
第二十三條 檔案館對保管期限已滿🧃、失去保存價值的檔案♤🧞♂️，組織開展鑒定並登記造冊報校長批準後🧏🏿♂️，予以銷毀👩🏿🎓。未經鑒定和批準🫖🍟，不得銷毀任何檔案。
第二十四條 檔案館應定期對所存檔案和資料進行檢查🧘♂️。要研究和改進檔案保護技術🩰，最大限度地保護原件。
第二十五條 檔案館建立檔案庫房管理製度👍🏽，由專人負責庫房管理工作，落實防盜👱🏿♂️、防火、防潮、防塵、防有害生物𓀏🤦🏿、防有害氣體、防高溫👨🏼💻、防強光等措施，確保檔案安全🏊🏻♀️。
檔案庫房要符合有關檔案館建築設計規範。存放聲像、電子等特殊載體檔案⚫️，應當配置專用裝具和必要防護措施♟。涉密檔案應當設有專門箱櫃。
第二十六條 檔案館要認真執行檔案統計年報製度👩🏼🏭，按照國家有關規定及時、準確地報送檔案工作基本情況統計報表。
第二十七條 檔案館應配置必要的軟硬件設施，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行，逐步推進數字檔案館建設。
第五章 檔案的利用與開放
第二十八條 檔案利用方式為查閱、借閱、復製🖋、摘錄、咨詢、函調、出具檔案證明等🙇🏼。學校檔案部門按照國家有關法律法規開放檔案，提供利用。未經學校授權或上級主管機關批準📖，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。屬下列情況之一者，不對外開放：
㈠ 涉及國家秘密的；
㈡ 涉及專利或者技術秘密的🧜🏽♂️；
㈢ 涉及個人隱私的；
㈣ 檔案形成部門規定限製利用的。
第二十九條 校內外各單位和個人憑身份證、工作證及介紹信等合法證明，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後⚜️，均可利用已開放檔案。境外組織或者個人利用檔案🙍🏽♂️，按照國家有關規定辦理💆🏻♀️，並應當經上級主管機關介紹和檔案館同意。
第三十條 利用未開放檔案，應經檔案形成部門負責人和檔案館負責人批準。對於涉密檔案和未公開的技術問題，應經檔案形成部門負責人或課題組負責人同意，必要時報請分管校長審查批準。涉及重大問題或者國家秘密的，應經學校保密工作部門批準🍋🟩。
第三十一條 利用重要、珍貴檔案，一般不提供原件🌇🖲。如有特殊需要，應經檔案館負責人批準。特殊、珍貴的解放前歷史檔案不予復製。
第三十二條 利用檔案應按規定辦理利用登記手續。檔案原則上不可外借出館🧖🏽♂️，特殊情況應經檔案館負責人批準。對借出檔案，檔案館要定期催還🕛，並檢查歸還檔案的完好情況⛹️♂️，若發現損壞或丟失🕳，應追究其責任並及時報告分管校長。
第三十三條 利用檔案者應對檔案的保密🧑🏿🎤、安全和完整負責⛹🏿♀️，嚴禁泄密、汙損、塗改、剪貼、拆卷、轉借和丟失。
第三十四條 檔案部門是學校出具檔案證明的唯一合法部門🤵🏿♂️。加蓋檔案部門公章的檔案復製件，與原件具有同等效力。
第三十五條 凡向學校檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人🧝🐞，對其檔案享有無償和優先利用權，並可對其檔案中不宜公開的部分提出限製利用的意見☆👩🏻🏭，檔案館將維護他們的合法權益。
寄存在檔案館的檔案👨🏿🔬，歸寄存者所有。檔案館如果需要向社會和他人提供利用，應當征得寄存者同意👆🏻。
第三十六條 檔案工作人員要熟悉館藏，主動提供利用。要提供必要的檢索工具、計算機查詢系統等，為檔案利用創造便利條件🏊♂️。
第三十七條 檔案館要積極開展檔案編研和史料研究工作。並積極創造條件🚞，開設有關講座或選修課。出版檔案史料和公布檔案，應當事先經檔案形成單位同意⚂，並報請分管校長批準。
第六章 考核與獎懲
第三十八條 學校建立健全檔案工作的檢查與考核製度，定期布置🥹🙋♀️、檢查💂🏿♀️、總結、驗收檔案工作🫴🏻，定期通報有關情況🤙🏿。違反學校檔案管理規定的，原則上當年不得參評校文明單位。
第三十九條 學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵🤛🏿：
㈠ 對檔案的收集🪂、整理、提供利用做出顯著成績的🫶🏼🏇🏼；
㈡ 對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的；
㈢ 對檔案學及檔案史料研究做出重要貢獻的👓；
㈣ 將重要或珍貴檔案捐贈給學校檔案館的⚧；
㈤ 同違反檔案法律法規的行為作鬥爭，表現突出的。
第四十條 有以下行為之一的，由檔案館責令其限期改正，或者報請學校檔案工作委員會處理；情節嚴重✤，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任😰。
㈠ 損壞、丟失檔案的；
㈡ 違反保密規定👩🏽，擅自提供、抄錄🈂️📼、公布、泄露檔案內容的；
㈢ 塗改、偽造檔案的👧；
㈣ 擅自出賣、贈送、交換、銷毀學校檔案的；
㈤ 不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
㈥ 玩忽職守🌈，明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施🤘，造成檔案損失的；
㈦ 其他違反檔案法律法規的行為。
第七章 附則
第四十一條 本辦法自公布之日起施行，1997年4月28日印發的《中國紡織大學檔案管理辦法》（中國紡大校字〔97〕第40號）同時廢止🙆🏿♀️🧍。
2010年1月19日